1. Heb je soms het gevoel dat je niet wordt gehoord tijdens een vergadering?
Rechtstaan terwijl je spreekt helpt en is beter voor alles!
Je zal het misschien nog nooit gedaan hebben: staand spreken tijdens een meeting. Niet vreemd, want in de meeste gevallen wanneer we een vergaderruimte binnenwandelen staan de comfortabele stoelen al klaar. Maar waarom mag de spreker niet gaan zitten? 10% van onze communicatie bestaat namelijk uit woorden, terwijl de rest non-verbaal is. Wat je te zeggen hebt heeft dus véél meer impact als collega’s je hele lijf zien. Als je in een meeting beweegt, stimuleer je daarbij je spieren, je creativiteit én de hersenen van je collega's.
2. We vergaderen zo’n 312 uur in een jaar
De gemiddelde werknemer vergadert zo’n 6 uur per week, ofwel: 312 uur per jaar! Hoe hoger je functie hoe meer er vergaderd wordt. Om die vergaderuren zo efficiënt mogelijk te besteden en de inspiratie hoog te houden kan een ‘change of scenery’ wonderen doen. Vergaderen jullie normaal gesproken altijd in jullie kantoor of op een plaats die je al 1000 keer gezien hebt? Kies dan bijvoorbeeld eens voor een rustgevende vergaderlocatie, ga lunchen over de middag of ga iets drinken in de bar na een vergadering. Je zal er van versteld staan wat er allemaal nog uit de bus komt!
3. 4 uur aan één stuk vergaderen is het maximum
4 uur vergaderen aan één stuk, dat is lang genoeg! Meestal lopen vergaderingen wat uit of staat er niet echt een einduur in je agenda. Probeer dit toch eens te doen, neem bijvoorbeeld maximum 2 uur. Dat is namelijk een periode die de meeste collega’s zonder problemen in de agenda kunnen blokken en waarin de aandacht van mensen niet verslapt. De gemiddelde mens verliest namelijk na zo’n 2 uur vergaderen z’n concentratie. Korte vergaderonderbrekingen waarbij iedereen de boel kan verwerken en weer wat nieuwe energie kan opdoen helpt ook! Ga frisse lucht nemen en geef je hersenen opnieuw zuurstof.
4. Verdeel je vergadering in stukken
Het gevoel dat de vergadering veel te kort was en dat je niet alles hebt kunnen aan bod brengen kan eenvoudig opgelost worden door een vergadering in stukken te verdelen. Optie 1: Probeer belangrijke onderwerpen eerst aan te halen en geef minder belangrijke onderwerpen mee met uw collega's. Velen denken dat dit niet meer gelezen zal worden, toch wel!
Geef informatie mee met een collega dat enkel voor hem/haar voorhanden is, anders belandt uw samenvatting snel onderaan de stapel. Optie 2: plan gewoon meerdere maar wel korte meetings in, zeg wat je moet zeggen en zet de werkdag verder.
5. Laat je collega's ook aan het woord
Probeer niet de volledige vergadering te vullen met wat enkel jij wilt meedelen. Laat ook je collega's of werknemers aan het woord. Vraag naar hun mening of wat zij er van denken. Als zij weten dat ze de kans krijgen om aan het woord te komen zal iedereen pro-actief meedenken.